Cases: Professionalisering inkoopfunctie

De organisatie Het AMC is een topreferent, topklinisch academisch ziekenhuis. De verpleegafdelingen nemen jaarlijks 65.000 patiënten op en de poliklinieken ontvangen elk jaar meer dan 400.000 patiënten.

Gegevens van de organisatie

• Omzet: € 550 miljoen
• Aantal medewerkers: 7.000
• Aantal studenten: 2.400
• Doorlooptijd: 9 maanden

Probleemstelling

• € 2 miljoen inkoopbesparingen door het professionaliseren van de inkoopfunctie en de standaardisatie van de inkoop. Verder ontbreekt het in de instelling aan:
• financiële transparantie bij inkoop,
• informatie over en bekendheid met inkoopprocedures en voorkeurleveranciers,
• bestuurlijke verankering van beleid in de organisatie,
• consensus dat standaardisatie van inkoop van bedrijfseconomisch en organisatorisch nut is.

Werkwijze

• Bedrijfsanalyse uitgevoerd op het gebied van strategisch en financieel management, HRM, organisatiestructuur, ICT en processen (strategisch, tactisch, operationeel) aan de hand van interviews, workshops, documentanalyses.
• Productgroep- en cijfermatige analyses gedaan en het besparingspotentieel vastgesteld.
• Visie en strategie-ontwikkeling in samenwerking met Prof. Dr. Arjan van Weele, Prof. Dr. Jan Telgen, Dhr. J. Pipping – CEO Philips Electronics General Purchasing en Dhr. Ph. van Beek – CPO Nederlandse Spoorwegen. De nieuwe visie en strategie is door uitgebreide communicatie onder de aandacht gebracht van de medewerkers.
• Ontwikkelen van een nieuw inkoop- en Governance-beleid, gedragscodes (afspraken wat wel en niet is geoorloofd voor inkopers en inkoopmanagers), algemene inkoopvoorwaarden, standaard contracten.
• Introduceren van een nieuwe projectmanagementmethode, inrichten en leiden van standaardisatieprojecten.

Resultaat

• Nieuwe segmentering aangebracht van Productportfolio
• Inkoop financieel transparant gemaakt.
• De besparingsdoelstelling behaald.