Cases: Optimalisatie personeelsinzet

De organisatie Het AMC is een topreferent, topklinisch academisch ziekenhuis. De verpleegafdelingen nemen jaarlijks 65.000 patiënten op en de poliklinieken ontvangen elk jaar meer dan 400.000 patiënten.

Gegevens van de organisatie Omzet: € 550 miljoen Aantal medewerkers: 7.000 Aantal studenten: 2.400 Doorlooptijd: 10 maanden

Publicaties over casus download download

Probleemstelling

Een omvangrijk, lopend project (looptijd 5 jaar, 35 betrokken medewerkers, kosten € 10 miljoen) dreigde te mislukken. De doelstellingen van dit project waren;

• het verbeteren van de personeelsplanning voor 7.000 medewerkers,
• het harmoniseren van procedures,
• het optimaliseren van de roosterprocessen en het roosterbeleid, en
• het implementeren van een nieuwe roosterapplicatie, dat het geoptimaliseerde beleid verankert.

Als randvoorwaarde stelde het ziekenhuis een intensieve betrokkenheid van eigen medewerkers (w.o. verpleegkundig personeel, assistenten en stafleden) bij het roosterproces, en de verantwoordelijken (RvB, medische staf, directie) bij het roosterbeleid en zo zorgdragen voor de organisatiecultuur die de verandering ondersteunt.

Verzoek van het bestuur: staak het bestaande project, start een nieuw project en realiseer integraal de voormelde doelstellingen.

Werkwijze

• Inventariseren en analyseren: rooster- en declaratieproces in kaart gebracht, benodigde functionaliteit en gewenste interface vastgesteld, vooronderzoek automatisering afgerond, communicatieplan ingericht.
• Oplossing formuleren: samen met de betrokken medewerkers is een nieuw te bouwen software-programma vormgegeven (strategie, management informatie, ontwerp urenregistratie, ontwerp roostering).
• Bouwfase: selectie van software-bouwer, rooster- en urenregistratiepakket gebouwd en koppelingen met de bestaande (personeel- en salaris-) systemen gebouwd.
• Implementatie: 125 gebruikers opgeleid, helpdesk en werkwijze ingericht, roosterprogramma op servers en bij alle clients geïnstalleerd, oude situatie beëindigd (stoppen Harmony, W3, KAUW).

Om de acceptatie van een nieuwe werkwijze en een nieuw roosterpakket onder gebruikers te vergroten is gekozen voor een aanpak van coöptatie (extreme programming); tijdens de uitvoering van de opdracht is zo veel mogelijk kennis en ervaring in de organisatie zelf gemobiliseerd en zijn medewerkers bij het gehele proces (inhoudelijk en methodisch) betrokken.

Resultaat

Onderhavig project is afgerond waarbij alle doelstellingen ruim zijn gehaald, inclusief de bouw en implementatie van een nieuw software pakket (RenO) dat vandaag nog steeds alle personeel met wisselende diensten, plant, roostert en op basis waarvan ORT wordt uitgekeerd. Bij het project zijn 8 medewerkers betrokken, het heeft 10 maanden geduurd en € 450.000,- gekost.