Cases: Optimalisatie personeelsinzet AMC

De organisatie Het Amsterdam UMC is een topreferent academisch ziekenhuis, voortgekomen uit de fusie van VUmc en AMC. Het integreert topklinische zorg, onderzoek en onderwijs. Met 19.500 medewerkers en 2.650 studenten bedient het Amsterdam UMC jaarlijks 350.000 patiënten.

Publicaties over casus

Opdracht & context

Een omvangrijk project (looptijd 5 jaar, 35 medewerkers, kosten €10 miljoen) in het AMC dreigde te mislukken. Doelstellingen waren:

• Optimaliseren van personeelsplanning voor 7.000 medewerkers
• Harmoniseren van procedures
• Verbeteren van roosterprocessen en -beleid
• Implementeren van een nieuwe roosterapplicatie

Het bestuur vroeg: beëindig het bestaande project en realiseer integraal alle doelstellingen met maximale betrokkenheid van medewerkers en verantwoordelijken, zodat de organisatiecultuur de verandering omarmt.

Aanpak

• Analyse & ontwerp: processen grondig in kaart gebracht, benodigde functionaliteit gedefinieerd, communicatieplan ingericht.
• Co-creatie: samen met medewerkers een nieuw softwareprogramma ontwikkeld, inclusief strategie, urenregistratie en roostering.
• Realisatie: softwarebouwer geselecteerd, koppelingen met bestaande systemen gebouwd, 125 gebruikers opgeleid en helpdesk ingericht.
• Implementatie & borging: nieuw roostersysteem (RenO) in gebruik genomen, oude systemen beëindigd. Door een aanpak van co-creatie is de aanwezige kennis in de organisatie maximaal benut en zijn de medewerkers onderdeel van de oplossing.

Resultaten

Alle doelstellingen zijn binnen 10 maanden gerealiseerd met een investering van slechts €450.000. Het nieuwe systeem RenO plant en roostert tot op de dag van vandaag alle medewerkers met wisselende diensten en vormt de basis voor uitbetaling van ORT. De implementatie betekende niet alleen een technische vernieuwing, maar ook een cultuurverandering: eigenaarschap, draagvlak en efficiëntie kwamen terug in de organisatie.