Cases: Doorstart vastgelopen ICT-project Amsterdam AMC

De organisatie

Amsterdam UMCHet Amsterdam UMC is een topreferent academisch ziekenhuis, voortgekomen uit de fusie van AMC en VUmc. Het combineert topklinische zorg, onderzoek en onderwijs; met 19.500 medewerkers en 2.650 studenten bedient het jaarlijks zo’n 350.000 patiënten. Ten tijde van deze opdracht was dit het AMC, destijds al een van de grootste ziekenhuizen van Nederland.
terug

Publicaties over casus

Bijzijn
 

Benchmarking OK
 

Opdracht & context

Een omvangrijk project in het AMC (looptijd vijf jaar, 35 medewerkers, kosten circa € 10 miljoen) dreigde definitief te mislukken. De doelstellingen:

  • De personeelsplanning optimaliseren voor ruim 7.500 medewerkers met wisselende diensten en locaties.
  • Procedures harmoniseren en het roosterproces en roosterbeleid verbeteren.
  • Een nieuwe roosterapplicatie implementeren, als basis voor een correcte ORT-betaling.

    • Het bestuur vroeg mij het vastgelopen project te beëindigen en alle doelstellingen alsnog integraal te realiseren, met maximale betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden, zodat de organisatie de verandering zou omarmen.

Aanpak

  • Analyse en ontwerp: de processen grondig in kaart gebracht, de benodigde functionaliteit gedefinieerd en een communicatieplan ingericht.
  • Co-creatie: de implementatie geleid als verandertraject, niet als technisch project. Met een gebruikersgroep van roosteraars, HRM- en ICT-professionals iteratief ontwikkeld volgens Extreme Programming, een vroege vorm van Agile.
  • Realisatie: een softwarebouwer geselecteerd, koppelingen met het OK-plansysteem en het personeelssysteem gebouwd, 125 gebruikers opgeleid en een helpdesk ingericht.
  • Implementatie en borging: de eigen roosterapplicatie RenO in gebruik genomen en de oude systemen beëindigd. De kennis in de organisatie is maximaal benut; medewerkers waren onderdeel van de oplossing.

Resultaten

Binnen negen maanden was RenO volledig operationeel, tegen een fractie van de eerdere projectkosten: een investering van circa € 450.000, na een traject dat € 10 miljoen had gekost. De ORT-betaling voor ruim 7.500 medewerkers was gewaarborgd en het AMC introduceerde als eerste organisatie in Nederland zelfroosteren. De aanpak is beschreven in het NFU-boek ‘Benchmarking OK – Leren van elkaar’ (2006). En het duurzaamste bewijs: RenO plant en roostert tot op de dag van vandaag, ruim twintig jaar later, de medewerkers met wisselende diensten van het Amsterdam UMC.