Cases: Eén zorgsysteem na fusie

De organisatie

Viva! ZorggroepUit de fusie van een verpleeg- en verzorgingsinstelling en een thuiszorgorganisatie ontstond ViVa! Zorggroep, inmiddels een van de grootste zorgaanbieders van Kennemerland. Met meer dan 4.000 medewerkers en zo’n 1.300 vrijwilligers biedt de organisatie zorg en ondersteuning aan ruim 11.000 mensen.
terug

Opdracht

Als programmadirecteur kreeg ik na de fusie de opdracht de administratieve systemen en ondersteunende diensten te integreren en te professionaliseren, met een harde deadline. Dit omvatte:

  • Vier administratieve systeemlandschappen harmoniseren tot één applicatieset: cliënt en zorg, roostering, personeel, salaris en financiën.
  • Eén integraal digitaal zorgsysteem implementeren als fundament voor schaalbaarheid, transparantie en efficiëntie.
  • Uniforme werkwijzen en betrouwbare managementinformatie realiseren voor bestuur en medewerkers.

Werkwijze

  • Digitale strategie en governance: een projectorganisatie met 8 projectleiders en 6 teams, een heldere verandervisie en gericht gebouwd aan urgentiebesef en draagvlak.
  • Technologische vernieuwing: een nieuwe softwarepartner geselecteerd en geïmplementeerd, gekoppeld met bestaande systemen en een veilige dataconversie uitgevoerd.
  • Digitale vaardigheden versterkt: medewerkers getraind en ondersteund met handleidingen, digitale hulpmiddelen en een helpdesk.
  • Gerichte communicatie: bestuur, professionals en medewerkers via meerdere kanalen continu geïnformeerd en betrokken.

Resultaat

  • De transitie naar één integraal zorgsysteem voltooid, voor alle ondersteunende afdelingen, vóór de harde deadline.
  • De salaris- en ORT-betalingen liepen door de hele overgang heen ongestoord door: geen medewerker heeft iets gemerkt van de integratie.
  • Gestandaardiseerde werkwijzen en eenduidige managementinformatie: betere sturing en meer transparantie binnen de fusieorganisatie.
  • Het beheer structureel in de organisatie belegd, zodat het resultaat ook na de opdracht overeind bleef.
  • Efficiëntere personeelsinzet: een besparing van circa 35 FTE mogelijk gemaakt.